Het nieuwe leidinggeven

Leidinggeven in postcoronatijd? Dat kan behoorlijk lastig zijn! Je medewerkers werken grotendeels vanuit huis, dus je hebt weinig zicht op hen. Weet je hoe het werkelijk met ze gaat? En hoe zit het met de resultaten die ze dienen te behalen? Hoe zorg je dat je medewerkers kennis en informatie blijven delen? Hoe houd je het team verbonden? Binnen veel overheidsorganisaties klinkt het geluid om ook na corona het thuiswerken erin te houden, bijvoorbeeld 50/50 thuis en op kantoor. Daar moet je als leidinggevende dus wat mee!

Tip 1: Ontwikkel jezelf als leider

• Wie ben jij als leider? Ken jezelf en ontwikkel jezelf.
• Je rol verschuift van ‘manager’ naar ‘leider’. Dus van controle naar vertrouwen en van sturen naar faciliteren. Geef medewerkers vrijheid en mogelijkheden voor zelfregie.
• Je functie als leidinggevende wordt meer signalerend. Hoe gaat het met het werk en met de mens? De enige manier waarop je dit (op afstand) kunt doen is door voortdurend in contact met je medewerkers te zijn en in je gesprekken onder de oppervlakte te duiken.
• Welke vaardigheden heb je nodig? Luisteren en verdiepende open vragen stellen staan samen op één! Gevolgd door samenvatten. Vergeet vooral niet om op metaniveau te communiceren en gerichte feedback te geven. En denk aan spiegelen, confronteren en stimuleren. Gebruik bijvoorbeeld de STAR methodiek of Waarderend interviewen.

Tip 2: Sturen op output en resultaat

• Stuurde je nog veel op inzet, inspanning of input? Dan is het nu tijd om over te schakelen naar sturen op output en resultaat.
• Een eerste stap is het omvormen van functieomschrijvingen: niet wat de medewerker moet doen, maar tot welke concrete doelen en resultaten zijn werk dient te leiden.
• Maak deze doelen en resultaten SMARTI: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Plus de I van inspirerend!

Tip 3: Neem de jaarcyclus van gesprekken eens goed onder de loep

• Begin van het jaar stel je samen met elke medewerker de te behalen doelen en resultaten vast en eind van het jaar check je in welke mate deze behaald zijn.
• Het zwaartepunt zit ‘m in de tussentijdse gesprekken, zoals voortgangs- en coachgesprekken. Hoe zit de medewerker in zijn vel? Hoe staat het met zijn doelen en resultaten? Wat loopt lekker en wat nog niet? Wat is daar de oorzaak van? Wat heeft de medewerker nodig om zijn doelen en resultaten te behalen? Wat kan hij zelf doen en waar heeft hij jouw hulp bij nodig?
• Denk out of the box bij de vraag wat de medewerker nodig heeft: hulp bij zijn dagindeling, een andere (thuis)werkplekinrichting, coaching door jou, externe training, opleiding of coaching, een collega als mentor/buddy, meelopen op een andere afdeling, deelname aan een intervisiegroep of leernetwerk of heel iets anders.

Tip 4: Voer regelmatig gesprekken met je medewerkers

• Voer niet alleen de formele (jaar)gesprekken, maar juist ook informele gesprekken. Varieer in online contact, telefoneren en live gesprekken (maak bijvoorbeeld samen een wandeling). Plan gesprekken al zo veel mogelijk vooruit in, ook de informele momenten.
• Bekwaam je om op alle ‘logische niveaus’ (Bateson) het goede gesprek met je medewerkers te voeren. Heb het niet alleen over omgeving, gedrag, kennis en vaardigheden, maar bespreek ook overtuigingen, identiteit en zingeving.
• Elke medewerker is anders. En elke medewerker heeft een fysiek, emotioneel, mentaal en spiritueel deel. Deze delen dienen in balans te zijn voor een goed functioneren, als mens en als medewerker. Sluit hierbij aan, stel vragen, luister en biedt hulp.

Tip 5: Zorg dat je team een team blijft

• Nu en in de nabije toekomst zien collega’s elkaar niet meer automatisch dagelijks op het werk. Dat betekent dat je bewust actie moet ondernemen voor ‘kruisbestuiving’.
• Zolang online nog de norm is: organiseer naast de noodzakelijke teammeetings juist ook meer verdiepende bijeenkomsten. Bijvoorbeeld over welke trends de collega’s in hun klantgesprekken ervaren, hoe de collega’s hun kennis en inzichten met elkaar willen delen of hoe ze de klanten nog beter van dienst kunnen zijn. Of organiseer een themabijeenkomst over de onderlinge samenwerking, communicatie of een ander relevant onderwerp. Denk ook aan meetings voor meer persoonlijke verdieping, zoals hoe de collega’s het thuiswerken ervaren, wat ze doen om fysiek en mentaal fit te blijven, welke tips ze voor elkaar hebben etc.
• Haak aan bij het hoger doel van het team: wat is ook weer de why, de missie en de visie van het team? Organiseer een creatieve brainstorm over de vraag hoe jullie daar in deze tijd iets moois of extra’s mee kunnen doen.
• Besteed ook op teamniveau aandacht aan het informele contact. Dat mag een online borrel of pubquiz zijn, maar denk eens aan een andere invulling. Waar gaan de informele gesprekken in het team gewoonlijk over? Sluit daarbij aan in een speciale online bijeenkomst. Maakt niet uit of dat ieders favoriete Netflix serie is, het uitwisselen van lekkere recepten of wat dan ook. Het mag best ludiek zijn. Als het team een gedeelde interesse heeft kun je bijvoorbeeld afspreken dat iedereen een bepaald boek leest of een film of documentaire bekijkt. Daarna houd je met een team een online nabespreking.
• Stimuleer je medewerkers om ook zelf het contact met elkaar goed te onderhouden. Heb je een collega al een tijdje niet meer gesproken? Bel elkaar of ga samen wandelen.
• Verzin het niet allemaal zelf! Gebruik de creativiteit van je teamleden: welke goede ideeën hebben zij om thuis en online de teamspirit erin te houden? Als een medewerker een goed idee heeft, vraag dan of hij dit wil vormgeven en de meeting wil begeleiden.
• Bedenk welke teammeetings straks nog steeds online kunnen en welke je liever weer fysiek organiseert. Zo kan een operationeel werkoverleg prima online. Bij een creatieve brainstorm of een gesprek over jullie visie, missie en teamdoelen past fysiek beter.